Tiếp theo kiến thức về thông tin và dữ liệu mà Ama đã chia sẽ trong vài viết vừa rồi. Thì chắc hẳn khái niệm này nay đã không còn xa lạ gì đối với chúng ta. Ôn lại một chút về bài cũ thì thông tin là sự biến đổi thông báo, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như chữ số, âm thanh, chữ viết thành dữ liệu để lưu trữ trong máy tính nhằm mang lại một đáp án cho đối tượng nhận tin. Quá trình này được thực hiện nhờ vào các thiết bị nhập của máy tính. Vậy quy trình xử lý thông tin là gì? và quy trình xử lý thông tin diễn ra như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Khái niệm về quy trình xử lý thông tin
Xử lý thông tin là quy trình biến đổi các dòng dữ liệu đầu vào thành các dòng thông tin kết quả được áp dụng trong công việc, nhất là trong công ty, tổ chức. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ hiện nay, nhờ có quy trình xử lý thông tin đã giúp cho việc xử lý khối lượng công việc từ nhỏ đến lớn ngày càng được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Xem thêm bài viết khái niệm về thông tin và dữ liệu tại đây
Khái niệm về quy trình xử lý thông tin
Quy trình xử lý thông tin diễn ra như thế nào?
Bước 1: Nhận thông tin (Receive input)
Bước này có vai trò rất quan trọng, làm nhiệm vụ thu nhận thông tin bên ngoài vào máy tính. Thông qua các thiết bị đầu vào quá trình chuyển đổi các thông tin sang dạng thông tin trong máy tính.
Thu thập thông tin phải có mục tiêu rõ ràng và cụ thể, từ đó đưa ra quyết định thời gian thu thập, loại thông tin gì và khối lượng là bao nhiêu…
Bước 2: Xử lý thông tin (process information)
Kết quả của việc xử lý thông tin sẽ cho ta các con số đánh giá hiện trạng, bảng số liệu, biểu đồ, và quá trình phát triển của tổ chức. Kết quả này thông qua các công việc như sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm, tiến hành tính toán theo các chỉ tiêu… Xử lý thông tin bao gồm 2 bộ phận:
+ Bộ phận kết xuất thông tin: Làm nhiệm vụ liên kết với nơi sử dụng thông tin như người quản lý, các hệ thống quản lý đơn hàng. Các thông tin này là những thông tin mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng nhất.
+ Bộ phận xử lý: Các hoạt động xử lý đều dựa trên chuẩn, quy trình và quy tắc quản lý của tổ chức, thông qua con người giúp tiến hành công việc và máy tính để thực thi phần mềm.
Bước 3: Xuất thông tin (produce output)
Chuyển đổi, hay còn gọi là xuất thông tin ra ngoài để sử dụng lâu dài thông qua các thiết bị đầu ra. Thông tin sẽ được lưu trữ dưới dạng các cơ sở dữ liệu hay các file.
Nơi lưu trữ thông tin thường được con người lưu trữ ở các đĩa từ, đĩa CD, băng từ…hoặc lưu dưới dạng file cứng cất giữ tại các tủ chứa hồ sơ.
Bước 4: Truyền đạt thông tin
Các bộ phận trong phạm vi tổ chức hoặc bên ngoài có nhu cầu sử dụng sẽ tiếp nhận các kết quả thông tin đã được xử lý. Các thông tin này nên ghi nhớ hoặc lưu lại nhằm mục đích sử dụng nhiều lần trong công việc.
Xử lý thông tin
Bốn thành phần của một máy tính nhằm đáp ứng quy trình xử lý thông tin
Thứ nhất: Thiết bị nhập (input device)
Làm nhiệm vụ đưa thông tin bên ngoài vào máy tính, có hai thiết bị nhập chính đó là chuột và bàn phím.
Thứ hai: Thiết bị xử lý (proces device)
CPU là thiết bi xử lý trung tâm được xem như một bộ não của con người, CPU thực hiện thao tác xử lý, tính toán các kết quả, điều hành hoạt động tính toán của máy vi tính.
Thứ 3 là thiết bị xuất (Output)
Màn hình máy tính và máy in là hai thiết bị xuất chính hầu hết ai cũng sử dụng đến trong quá trình xử lý thông tin, nhằm mục đích gửi thông tin ra ngoài máy tính.
Thứ 4 là thiết bị lưu trữ (storage devices)
Có hai loại lưu trữ là lưu trữ sơ cấp (primary momery) là bộ nhớ trong của máy tính luôn sẵn sàng khi làm việc. Lưu trữ thứ cấp (secondary storage) là cách lưu trữ đơn thuần với mục đích cất giữ dư liệu, cách này dùng các thiết bị như đĩa cứng, đĩa mềm, CD,..
Các thành phần của một máy tính
Tiếng Anh của xử lý thông tin là gì?
Xử lý thông tin tạm dịch sang tiếng Anh là Information processing.
Xem thêm từ vựng tiếng anh về máy tính
Các dạng thông tin trong tổ chức
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong một tổ chức, có hai loại thông tin chính là thông tin kinh tế và thông tin quản lý.
Thông tin kinh tế
Nhịp sống kinh tế, quy mô phát triển, nguy cơ tiềm ẩn…của một tổ chức sẽ được đánh giá một cách chi tiết nhất thông qua thông tin kinh thế, chính vì thế thông tin kinh tế có thể coi như huyết mạch của các tổ chức kinh tế.
Thông tin quản lý
Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình.
Trên thực tế, tất cả các cấp của tổ chức đều sử dụng và tạo ra thông tin. Cán bộ quản lý ở các cấp quản lý khác nhau cần thông tin phục vụ mục đích quản lý khác nhau.
Tầm quan trọng của quy trình xử lý thông tin
Ngày nay quy trình xử lý thông tin có vai trò to lớn và ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và quản trị kinh doanh đối với nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Các thông tin cần thiết nhanh chóng được đưa ra, tính kịp thời và chính xác cao giúp cho các bộ phận quản lý đưa ra các quyết định chính xác mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Thông tin khi được thu thập phải đảm bảo được các yêu cầu về số lượng, ý nghĩa cũng như giá trị và tính xác thực của thông tin, cung cấp được số liệu chính xác để có thể đảm bảo không có bất cứ sai lầm nào có thể xảy ra, đồng thời phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của một hiện tượng của xã hội, để có thể đưa ra quyết định xử lý chính xác, hợp lý.
Xử lý thông tin chính xác còn giữ được vai trò định hướng giải quyết công việc có trọng tâm, trọng điểm, đúng, sát thực tiễn. Và ngược lại nếu thông tin không chính xác, hoặc không có thông tin sẽ không đáp ứng được yêu cầu, ảnh hưởng rất lớn từng bộ phận khác nhau.
Trên đây là tổng hợp các kiến thức về thông tin và quy trình xử lý thông tin. Qua bài viết này, mong rằng các bạn sẽ bổ sung thêm cho mình thật nhiều kiến thức để học tập thật tốt và cùng Ama để tìm hiểu thêm nhiều thông tin hữu ích nữa nhé.
