Quản lý thực chất chính là một hoạt động quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của một doanh nghiệp, tổ chức. Chức năng quản lý trong giai đoạn hiện nay cũng được thực hiện thông qua những công cụ quản lý cùng những công việc nhất định mang tính chuyên môn cao. Quản lý điều hành chắc hẳn là một thuật ngữ không còn quá xa lạ đối với mỗi chúng ta.
1. Quản lý điều hành là gì?
Quản lý điều hành được hiểu cơ bản chính là một vị trí cụ thể được đặt ra nhằm mục đích chính đó là để có thể thực hiện việc quản lý và điều hành, làm các việc cho đúng, quan tâm đến năng suất, hiệu quả, quản trị và duy trì hoạt động của doanh nghiệp.
Quản lý điều hành cũng chính là cấp quản lý cao nhất trong một tổ chức chịu trách nhiệm hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát một doanh nghiệp. Các chủ thể là những nhà quản lý cấp cao có thể báo cáo với chủ tịch và hội đồng quản trị. Ngoài ra, các đối tượng này cũng có thể báo cáo cấp thấp hơn cho Giám đốc điều hành hoặc chủ tịch của một tổ chức.
Các chủ thể là những người nắm giữ vị trí quản lý điều hành thông thường là người có kiến thức và kỹ năng về việc quản trị dự án. Để có thể thực hiện điều hành mọi thứ được trơn tru thì các quản lý sẽ tham gia các khóa học liên quan tới lên kế hoạch, kỹ thuật và cả kiểm soát để nắm rõ bản chất của từng vấn đề.
Dù ở mức độ quy mô dự án to hay nhỏ thì vẫn cần có Ban quản lý điều hành đứng ra phân chia nhân sự phù hợp ở mỗi giai đoạn, đặc biệt là các dự án quan trọng.
Việc chủ động nắm bắt đánh giá tiến độ công việc để hiểu được hiệu suất và tình trạng hiện tại của dự án là điều hết sức quan trọng mà một quản lý điều hành cần làm. Chính bởi vì thế mà nhiều chủ thể là những quản lý điều hành thường chọn tổng kết việc làm theo quý để từ đó sẽ có thể chỉ ra được những vấn đề còn tồn đọng cũng như hướng xử lý cho các kỳ quý tiếp theo.
Chủ động làm việc với các quản lý dự án sẽ giúp quản lý điều hành tiết kiệm được cả về thời gian và công sức.
Quản lý điều hành có thể được xem là hình mẫu để các quản lý dự án có thể hành động theo hướng hiệu quả trong vấn đề đưa ra các quyết định kịp thời và hỗ trợ. Quản lý điều hành cũng sẽ bị coi là thất bại khi quản lý dự án không làm việc một cách hiệu quả.
Quản lý điều hành trong tiếng Anh là: executive management.
Các chức danh thông dụng về điều hành trong tiếng Anh:
– Director: giám đốc.
– Deputy/Vice Director: phó Giám đốc.
– Chief Executive Officer (CEO): giám đốc điều hành.
– Chief Information Officer (CIO): giám đốc thông tin.
– Chief Operating Officer (COO): trưởng phòng hoạt động.
– Chief Financial Officer (CFO): giám đốc tài chính.
– Board of Directors: hội đồng quản trị.
– Share holder: cổ đông.
– Executive: thành viên ban quản trị.
2. Các công việc của một quản lý điều hành:
Trách nhiệm chính của các quản lý điều hành về cơ bản chính là đảm bảo thực hiện mục tiêu, trách nhiệm ở nhiều công đoạn khác nhau. Trong số đó có thể kể tới cụ thể như:
– Thứ nhất: các quản lý điều hành cần phải nắm bắt rõ mục tiêu chiến lược:
Khi đã biết rõ mục tiêu chiến lược cho công ty, doanh nghiệp, các chủ thể là những nhà quản lý sẽ cần đảm bảo về vấn đề giữa thực hiện mục tiêu và dự án đúng tiến độ. Chỉ một thay đổi nhỏ trong mục tiêu cũng có thể ảnh hưởng tới nhiều mặt của dự án (chỉnh sửa, chấm dứt hoặc các dự án có liên quan …).
Trong quá trình thực hiện, chủ thể là người quản lý sẽ làm việc dựa trên sự chỉ đạo của quản lý điều hành nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện mục tiêu phù hợp với công ty, doanh nghiệp.
– Thứ hai: các quản lý điều hành cần đánh giá, chọn lọc dự án:
Để nhằm mục đích có thể mang lại kết quả kinh doanh tốt cho doanh nghiệp thì quản lý điều hành sẽ cần tìm hiểu kỹ càng về các dự án theo đuổi. Biết đánh giá các nỗ lực đóng góp cho kết quả hoạt động chung của doanh nghiệp và loại bỏ những vấn đề không cần thiết.
– Thứ ba: các quản lý điều hành cần phải lên kế hoạch cho dự án:
Việc lên kế hoạch dự án sẽ giúp các chủ thể là những quản lý điều hành có thể chủ động trong việc đưa ra các danh sách đầu tư của nhiều dự án khác nhau, người đảm nhận vấn đề nhân sự và theo dõi quá trình chạy dự án. Để nhằm mục đích có thể ra được một sản phẩm hoàn chỉnh đòi hỏi cần nhiều khâu kết nối từ các dự án.
– Thứ tư: các quản lý điều hành cần phải nắm rõ quá trình thực hiện dự án:
Nắm bắt được bao quát tiến độ hoạt động chung của dự án thông qua các cột mốc giúp quản lý điều hành có thể đo được hiệu suất chạy dự án đó. Thời gian thực hiện thông thường sẽ được tính các mốc theo hàng tháng hoặc hàng quý.
3. Các vấn đề chung về quản lý điều hành của các doanh nghiệp hiện nay:
Tuy hiện nay có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại trong kinh doanh, nhưng yếu tố xếp hàng đầu bởi vì là do kỹ năng quản lý tài chính còn non yếu. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ luôn phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt của thị trường và nguồn vốn hạn chế. Một trong những giải pháp quan trọng được quan tâm hàng đầu đó chính là nâng cao năng lực quản trị doanh nghiệp, làm tăng khả năng cạnh tranh. Cũng chính bởi vì thế mà việc sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng là một cách quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả, giúp tối đa hóa giai đoạn quản lý, tận dụng tất cả các nguồn lực và tăng năng suất cho các doanh nghiệp.
Các nhân tố giúp quản lý và điều hành công ty hiệu quả bao gồm:
– Thứ nhất: Đó chính là quản trị hiệu quả công việc toàn diện:
Quản lý hiệu suất toàn diện được biết đến là cả một quá trình trong đó việc lãnh đạo, liên kết một tổ chức thông qua việc xác định một cách có hệ thống về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, chiến lược, mục tiêu của tổ chức, xác định các yếu tố thành công chính và các chỉ số hiệu quả công việc nhằm đưa ra các hành động khắc phục một cách kịp thời để cải tiến tổ chức và phát triển nó theo đúng định hướng. Quản trị hiệu quả công việc toàn diện đòi hỏi các chủ thể là những nhà quản trị cần phải hiểu đúng và đủ về công tác quản trị, linh hoạt điều chỉnh và thích ứng các mô hình phù hợp.
Như vậy, ta nhận thấy rằng, quản trị hiệu quả công việc toàn diện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Và từ đó cũng đã góp phần quan trọng để giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, phát triển văn hóa định hướng hiệu quả công việc, thúc đẩy động lực và cam kết của nhân viên, giúp nhân viên phát huy năng lực cá nhân, gia tăng sự hài lòng và cống hiến cho tổ chức.
– Thứ hai: Cần phải tận dụng hiệu quả các nguồn lực và nguồn vốn
Quản lý dòng tiền thực chất là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các đối tượng là những nhà quản trị, cụ thể là giám đốc tài chính. Dòng tiền là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tốt dòng tiền trên thực tế không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt và thuận lợi mà đó còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong giai đoạn hiện đại phải xây dựng kế hoạch và phương hướng phát triển làm cho tất cả các nhân viên đa năng và đa nhiệm vụ, phát huy tối đa năng lực cá nhân, mang đến hiệu quả cao nhất cho công việc của tổ chức. Bên cạnh đó thì cũng cần phải đưa ra kế hoạch phát triển chi tiết, sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả, tránh lãng phí nguồn lực cũng như nguồn vốn.
– Thứ ba: Cần kiểm soát năng suất làm việc của mỗi nhân viên và bộ phận:
Để nhằm mục đích có thể điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả, các đối tượng là những nhà quản trị cần nắm rõ năng suất làm việc của từng nhân viên, kiểm tra xem họ có làm việc hiệu quả không, thái độ làm việc có tốt không, thời gian và nơi làm việc có ổn định và đảm bảo không… Những yếu tố này được tạo lập nên và nó cũng quyết định trực tiếp đến năng suất và hiệu quả công việc của toàn công ty.
Việc kiểm soát năng suất và hiệu quả làm việc giúp các chủ thể là những nhà quản trị đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật hay khuyến khích, phát triển tài năng của người lao động, bên cạnh đó thì có những điều chỉnh phù hợp giúp tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
