Tìm kiếm và thay thế trong Word để dễ dàng tìm kiếm dữ liệu không còn xa lạ với mọi người, tuy nhiên liệu có thể áp dụng cách tìm kiếm và thay thế này trên Excel hay không. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé. Bài làm trên laptop hệ điều hành Windows phiên bản Excel 2013, ngoài ra cũng làm được trên các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2016 và trên macOS với thao tác tương tự.
I. Lợi ích của Tìm và Thay thế trong Excel
- Tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng
- Có thể thay thế hoặc sửa dữ liệu bạn đang tìm kiếm
- Tìm kiếm trên nhiều dữ liệu
II. Cách sử dụng tính năng tìm kiếm (Find) trong Excel
1. Tìm dữ liệu trong một vùng, bảng tính hoặc tệp làm việc
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần tìm > Mở hộp thoại Find and Replace bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl F hoặc cũng có thể vào tab Home > Editing > Find and Select > Find…
Bước 2: Tại ô Find, gõ ký tự hoặc giá trị muốn tìm, sau đó nhấn Find All hoặc Find Next
Mẹo: Vui lòng nhập đúng văn bản nếu bạn muốn tìm chính xác hơn.
Trong đó:
Find all: Mở danh sách tất cả các lần xuất hiện của giá trị tìm kiếm mà bạn có thể điều hướng bằng các mũi tên.
Find Next: sẽ chọn giá trị tra cứu xuất hiện đầu tiên trên trang tính, khi bấm Find Next lần thứ hai sẽ chọn giá trị xuất hiện thứ hai, v.v.
2. Sử dụng các tùy chọn cho tìm kiếm nâng cao trong Excel
Để làm cho các tùy chọn tìm kiếm của bạn gần hơn với những gì bạn đang tìm kiếm, các tùy chọn sau đây sẽ cực kỳ hữu ích.
Trong đó:
Inside: Tìm kiếm các giá trị cụ thể trong workbook (sheet) hiện tại hoặc toàn bộ file (workbook).
Find: Tìm các giá trị từ trái sang phải (Theo hàng) hoặc từ trên xuống dưới (Theo cột).
Search in: giúp bạn tìm kiếm một số loại dữ liệu Công thức, Giá trị, Nhận xét. Kiểm tra chữ hoa chữ thường: tìm kiếm chính xác chữ hoa hoặc chữ thường
Match Entire Cell Contents: Tìm các ô chỉ chứa các ký tự được điền vào Find
Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm kiếm với điều kiện, trước tiên hãy chọn các trường ở trên, sau đó nhập các giá trị bạn muốn tìm kiếm!
3. Tìm ô có định dạng cụ thể trong Excel
Lưu ý: Nếu bạn đang tìm một định dạng không có trên trang tính đang sử dụng thì Excel sẽ báo lỗi và không tìm thấy giá trị mà bạn mong muốn. Để khắc phục điều này, chỉ cần đi tới Tìm và Thay thế > Trong tab Tìm, chọn Tùy chọn > Nhấp vào mũi tên bên cạnh Định dạng > Chọn Xóa Định dạng Tìm kiếm > Nhập lại Dữ liệu.
Bước 1: Nhấn Ctrl F để mở hộp thoại Find and Replace > nhấn Options > Format… và chọn loại định dạng muốn tìm trong hộp thoại Find Format.
Nếu bạn muốn tìm các ô khớp với định dạng của một ô khác trong bảng tính của mình hoặc xóa bất kỳ tiêu chí nào trong hộp Find what, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Format, chọn Chọn định dạng từ ô, rồi bấm vào ô có định dạng mà bạn muốn.
Bước 2: Chọn định dạng mong muốn
Bước 3: Ô đã được định dạng
4. Tìm ô có công thức trong Excel
Nếu như phần Find in ở trên chỉ giúp bạn tìm công thức cho một giá trị nào đó thì phần Go to Special sẽ tìm các ô chứa công thức mà bạn muốn.
Các ô đáp ứng yêu cầu của bạn sẽ được tô màu
Nếu không tìm thấy các ô đáp ứng nhu cầu của bạn, Excel sẽ hiển thị thông báo cho biết không tìm thấy các ô này. Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn tìm hoặc chọn một ô bất kỳ để tìm trong cả bảng tính > Nhấn Find and Select > Chọn Go to Special
Bước 2: Trong hộp thoại Go To Special > Select Formulas > Đánh dấu các tùy chọn tương ứng với kết quả công thức muốn tìm > Nhấn OK.
Trong đó:
Numbers: tìm kiếm công thức chứa giá trị số (bao gồm cả ngày tháng)
Văn bản: Tìm công thức có chứa giá trị văn bản
Logic: Tìm kiếm các công thức chứa các giá trị TRUE và FALSE.
Lỗi: Tìm kiếm các ô chứa công thức có lỗi như #N/A, #NAM?, #REF!, #VALUE!, #DIV/0!, #NULL! và #NUM!. Khuyên bảo:
Bạn có thể sử dụng Ctrl A để chọn tất cả dữ liệu đã tìm kiếm và nhấn Ctrl C để sao chép chúng sang trang tính hoặc cột khác.
Bạn cũng có thể xóa tất cả các ô hoặc hàng được tìm thấy cùng một lúc. Nhấp chuột phải vào các ô đã chọn trong trang tính và chọn Xóa từ menu.
Hoặc, với các ô được chọn, bấm vào mũi tên nút Xóa trên tab Trang đầu > Ô, sau đó bấm vào Xóa Ô… để xóa từng ô hoặc Xóa Hàng Trang tính để xóa toàn bộ hàng.
Nếu lỡ nhấn Delete, đừng lo, bạn có thể nhấn Ctrl Z để quay lại.
Lưu ý: Chỉ sử dụng cách trên để xóa dữ liệu bảng tính. Nếu bạn sử dụng phím Delete trên bàn phím, chỉ dữ liệu bạn đã tìm kiếm trong hộp thoại Find sẽ bị xóa.
5. Sử dụng ký tự đại diện để tìm kiếm với Excel Find & Replace
Sử dụng các ký tự đại diện như dấu hoa thị và dấu chấm hỏi có thể thay thế chuỗi, văn bản và các thay thế khác trong Excel.
Sử dụng dấu hoa thị (*) để tìm kiếm bất kỳ chuỗi ký tự nào.
Ví dụ: đối với cụm từ tìm kiếm “sm*”, chúng tôi sẽ tìm thấy “Smile” và “Small”.
Sử dụng dấu chấm hỏi (?) để tìm kiếm một ký tự.
Ví dụ: đối với cụm từ tìm kiếm “gr?y”, chúng tôi sẽ tìm thấy “gris” và “gris”.
