Khi các mạng xã hội như Facebook, Twitter ngày càng phổ biến, rủi ro liên quan đến việc sử dụng SNS của nhân viên cũng không ngừng tăng lên.
Có những bài đăng vô tư của nhân viên được lan truyền rộng rãi, và trong một số trường hợp, có thể gây ra hiện tượng “bùng nổ” trên mạng xã hội. Do đó, có rất nhiều người phụ trách đau đầu về việc làm thế nào để kiểm soát việc sử dụng SNS của nhân viên.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích những điểm cần lưu ý khi tạo ra hướng dẫn sử dụng SNS dành cho nhân viên.
Các mục cần đưa vào hướng dẫn SNS dành cho nhân viên
Bạn nên ghi những nội dung gì vào hướng dẫn SNS dành cho nhân viên? Dưới đây là danh sách các nội dung đó. Công ty mà bạn làm việc sẽ được gọi là “Công ty chúng tôi”.
Các mục cần đưa vào theo nguyên tắc
Các mục cơ bản cần đưa vào hướng dẫn SNS như sau:
Quy định về việc sử dụng SNS cho mục đích công việc
- Khi sử dụng SNS cho mục đích công việc, cần có sự chấp thuận trước của công ty chúng tôi
- Khi gặp rắc rối với bên thứ ba, hãy báo cáo ngay lập tức và tuân theo chỉ dẫn của công ty chúng tôi
- Về tài khoản đã sử dụng cho mục đích công việc, sau khi rời bỏ công ty chúng tôi, vẫn phải tuân theo chỉ dẫn của công ty chúng tôi về việc sử dụng và quản lý tài khoản đó
- Cấm sử dụng tài khoản đã sử dụng cho mục đích công việc để kiếm lợi nhuận cá nhân hoặc thực hiện công việc giống hoặc tương tự với công ty chúng tôi
Tài khoản của công ty thường có nhiều người theo dõi hơn và có ảnh hưởng lớn hơn so với tài khoản cá nhân. Do đó, việc kiểm tra trước để tránh đăng những bài viết không phù hợp là rất quan trọng.
Về cách ứng phó khi công ty bị “bùng cháy” trên mạng, bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết dưới đây.
https://monolith.law/reputation/company-flaming-correspondence[ja]
Quy định về việc sử dụng SNS cho mục đích cá nhân
- Khi sử dụng SNS cho mục đích cá nhân, nếu đăng những nội dung liên quan đến công việc của công ty chúng tôi, hãy tuân thủ nội dung của hướng dẫn này
- Không đăng những nội dung bao gồm thông tin không công khai của công ty chúng tôi hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục, phỉ báng, bôi nhọ, v.v.
- Nếu có khả năng thông tin không công khai của công ty chúng tôi bị rò rỉ hoặc uy tín của công ty chúng tôi có thể bị tổn hại do việc sử dụng SNS, hãy báo cáo ngay lập tức
- Thực hiện các biện pháp liên quan đến bảo mật
Ngay cả khi nhân viên sử dụng SNS cho mục đích cá nhân, cũng có trường hợp công ty mà họ làm việc bị xác định và bị ảnh hưởng khi họ bị “bùng cháy” trên mạng.
Ngoài ra, thông tin một lần được công khai trên mạng, được gọi là “hình xăm số”, có thể tồn tại lâu dài và khó xóa bỏ.
Do đó, không chỉ SNS sử dụng cho công việc mà cả SNS sử dụng cho mục đích cá nhân cũng nên được ghi rõ.
Về nguy cơ của “hình xăm số”, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây.
https://monolith.law/digitaltattoo[ja]
Quy định về hình phạt
Nếu nhân viên vi phạm hướng dẫn, hãy ghi rõ khả năng bị phạt.
Hướng dẫn SNS không được bao gồm trong hợp đồng lao động hoặc quy định làm việc, nhưng nếu được công bố, nó có thể được coi là chỉ dẫn hoặc mệnh lệnh từ công ty. Do đó, nếu vi phạm hướng dẫn SNS, có thể bị phạt vì vi phạm chỉ dẫn hoặc mệnh lệnh.
Các mục cần thêm để tăng hiệu quả của hướng dẫn
Thêm vào đó, việc thêm các mục sau đây sẽ làm tăng hiệu quả của hướng dẫn.
- Thành lập Ủy ban đối sách sử dụng SNS, thực hiện khảo sát thăm dò định kỳ về cách sử dụng SNS, và đáp ứng các vấn đề liên quan đến SNS của nhân viên
- Tổ chức đào tạo hàng năm về việc sử dụng SNS cho nhân viên, v.v.
Tuy nhiên, việc thực hiện các biện pháp này sẽ làm tăng gánh nặng cho công ty, vì vậy hãy cân nhắc kỹ trước khi thêm vào.
Phương pháp tuyên truyền hướng dẫn SNS dành cho nhân viên
Dù bạn đã tạo ra hướng dẫn SNS dành cho nhân viên, nếu nhân viên không biết đến nó thì nó sẽ không có ý nghĩa gì.
Khi bạn tạo ra hướng dẫn SNS, hãy tuyên truyền nó cho nhân viên qua email, đăng lên bảng thông báo trong công ty. Ngoài ra, hãy đặt hướng dẫn SNS ở nơi mà tất cả nhân viên có thể nhìn thấy, để họ có thể xem bất cứ lúc nào.
Tổng kết
Nếu nhân viên gây ra vấn đề trên SNS, không chỉ dẫn đến việc hình ảnh của công ty bị giảm, mà còn có khả năng phải chịu thiệt hại lớn như việc bị phản đối mua hàng, giá cổ phiếu giảm, v.v. Để giảm thiểu những rủi ro như vậy, hãy quyết định và thực hiện rộng rãi các hướng dẫn SNS dành cho nhân viên.
Nếu bạn có bất kỳ lo lắng nào về việc xây dựng và vận hành hướng dẫn SNS, chúng tôi khuyên bạn nên tham vấn với luật sư am hiểu về biện pháp đối phó với SNS.
