Khi bạn xử lý dữ liệu thì có rất nhiều tình trạng dữ liệu gặp lỗi khác nhau. Nếu như bạn đang có một dãy danh sách hay tên dữ liệu bị lỗi là tất cả đều viết hoa nhưng bạn muốn dữ liệu viết thường thì phải làm sao? Bài viết này sẽ hướng dẫn một số cách để bạn biết cách chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường trong Excel.
Khi nào bạn cần chuyển chữ hoa thành chữ thường trong excel?
Trong quá trình làm việc văn phòng thì gặp các vấn đề về văn bản. Có rất nhiều vấn đề mà chúng ta gặp phải khi xử lý dữ liệu, trong đó việc chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường chúng ta cũng rất thường gặp. Đối với những dữ liệu ít thì chúng ta có thể sử dụng thao tác thủ công là xóa và đánh lại nhưng nếu có rất nhiều tài liệu để biến chúng hoàn toàn lại thành chữ thường thì chúng ta mất rất nhiều thời gian. Vì vậy, khi đó chúng ta sẽ áp dụng những cách dưới đây để chuyển chữ hoa thành chữ thường một cách nhanh chóng.
Các cách để chuyển chữ hoa thành chữ thường
Cách 1: Dùng hàm LOWER, PROPER
Ba hàm cơ bản trong Excel có thể chuyển chữ hoa sang chữ thường là LOWER, PROPER. Mỗi hàm khác nhau đều có chức năng khác nhau để người dùng có thể xử lý các dữ liệu nhanh hơn.
Hàm LOWER là hàm sẽ giúp người dùng biến tất cả các chữ thành chữ thường.
Và hàm PROPER là hàm chuyển những chữ cái đầu tiền của các chữ. Với loại hàm này rất thích hợp để chúng ta chuyển đổi tên trong danh sách.
Hàm LOWER:
Bước 1: Việc đầu tiên bạn phải chèn một cột vào kế bên cột mà bạn muốn chuyển đổi nếu như bạn không muốn chèn bạn cũng có thể sử dụng một cột trống để thực hiện việc chuyển đổi. Chúng ta sẽ chèn cột bằng cách chọn cột mà bạn muốn sau khi chèn cột trống sẽ nằm bên trái vì cột mới được chèn sẽ nằm bên trái. Sau đó, chọn Insert ở phần Cell của thẻ Home hay bạn cũng có thể nhấp chuột phải để chọn Insert.
Hay
Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ nhập công thức vào ô của cột bạn mới vừa chèn và khi nhập công thức vào ô để chuyển đổi bạn nên nhập tương ứng với ô của dữ liệu bạn muốn chuyển đổi để không bị nhầm lẫn khi chuyển đổi. Công thức như sau:
=LOWER(ô có chứa dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi)
Bước 3: Để các ô phía dưới cũng được chuyển đổi thì bạn chỉ cần sao chép bằng cách để chuột vào góc phải bên dưới của ô, đến khi xuất hiện dấu cộng thì giữ chuột kéo xuống dọc các ô phía dưới.
Chúng ta có kết quả như sau:
Bước 4: Chúng ta sẽ tiến hành xóa cột phụ (cột có dữ liệu chúng ta không cần nữa), vì cột đã chuyển đổi dữ liệu có chứa công thức nên chúng ta không thể sao chép dữ liệu hay chỉ cần xóa đi cột chứa dữ liệu bạn đầu. Khi chúng ta xóa sẽ bị báo lỗi, vì vậy chúng ta cần thực hiện các bước sau:
Chọn vùng dữ liệu mà bạn đã chuyển đổi, bấm CTRL + C, rồi bạn nhấp chọn vào ô đầu tiên của cột gốc.
Ở ô đầu tiên của cột gốc bạn nhấp chuột phải, tại phần Paste Option chọn phần Values (Values là chức năng chỉ Paste văn bản) để Paste nhưng tránh bị lỗi công thức khi Paste.
Kết quả như sau
Cuối cùng, bạn chỉ cần tiến hành xóa cột phụ là đã hoàn thành. Đây là kết quả cuối cùng
Hàm PROPER:
Đối với hàm này chúng ta cũng sử dụng tất cả những cách trên, chỉ có khác biệt ở bước 2 ở phần công thức. Công thức sẽ là:
=PROPER(ô mà bạn muốn chuyển đổi dữ liệu)
Nắm kéo chuột để chuyển đổi các ô bên dưới
Tiến hành sao chép và xóa cột phụ như các bước trước để có kết quả cuối cùng như sau
Cách 2: Dùng Microsoft Word
Nếu bạn không thể nhớ tên hàm để chuyển đổi chữ hoa sang chữ thường ở Excel thì bạn có thể chọn dữ liệu mà bạn muốn chuyển sau đó Copy qua Microsoft Word để chuyển đổi qua các bước sau:
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn chuyển đổi ở Excel, nhấn tổ hợp phím Ctrl + C
Bước 2: Sau đó, qua Word nhấn Ctrl + V để Paste nội dung cần chuyển bên Excel qua
Bước 3: Bạn chọn cột mà bạn muốn chuyển đổi sau đó chọn Change Case . Ở Change Case có các chức năng như sau:
Sentence case dùng để viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi câu.
Lowercase để viết thường tất cả các chữ.
Capitalize Each Word là chức năng viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ.
tGOOGLE cASE là viết thường chữ cái đầu tiên của mỗi từ, các chữ sau của từ viết chữ hoa.
Tùy theo mục đích của bạn mà bạn sử dụng chức năng nào! Ở ví dụ này chúng ta sẽ chọn viết hoa chữ cái đầu tiên vì dữ liệu của chúng ta là họ và tên nên chọn Capitalize Each Word.
Và kết quả sẽ là
Bước 4: Cuối cùng chỉ cần chọn vùng dữ liệu của bảng bấm Ctrl + C để sao chép. Sau đó chuyển sang Excel bấm Ctrl + V để Paste. Chúng ta sẽ được
Vấn đề chuyển từ chữ hoa thành chữ thường tưởng chừng như là đơn giản nhưng thật ra nếu bạn không biết mẹo để xử lý và cách xử lý thì rất mất thời gian. Hy vọng sau khi đọc qua bài viết này bạn đã biết rõ về cách chuyển chữ hoa sang chữ thường để tiết kiệm được thời gian của bạn.
Tham khảo các bài viết hữu ích khác của Uniace tại Chuyên Đề Excel
- Những cách dùng để khóa và mở khóa trong excel
- Hướng dẫn cách dùng hàm date
- Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong excel
Team Content Uniace
