Quản lý chi phí thực phẩm là một phần không thể thiếu trong lĩnh vực kế toán nhà hàng. Nhưng nếu không quản lý hiệu quả, chi phí thực phẩm có thể vượt mức và khiến nhà hàng rơi vào cảnh thiếu vốn hoạt động. Đặc biệt, trong thời kỳ lạm phát như hiện tại, các chủ nhà hàng cần phải siết chặt việc quản lý chi phí thực phẩm hơn nữa.
Chi phí thực phẩm chiếm một phần lớn trong tổng ngân sách dự kiến của mỗi nhà hàng. Theo thống kê, trong ngành dịch vụ ăn uống, chi phí thực phẩm trung bình sẽ tương đương từ 28% -35% doanh thu. Ổn định chi phí thực phẩm sẽ giúp nhà hàng kiểm soát tốt hoạt động và đem về lợi nhuận cao hơn.
Hãy cùng iPOS.vn tìm hiểu một số cách có thể giúp các chủ nhà hàng kiểm soát chi phí thực phẩm hiệu quả nhé!
1. Theo dõi giá nguyên vật liệu trên thị trường
Để trở thành một nhà kinh doanh thông thái, chủ nhà hàng cần phải biết nghiên cứu tình hình thị trường, đặc biệt là theo dõi giá thực phẩm. Thông qua thông tin trên báo chí, MXH và tin tức của chuỗi cung ứng trên toàn cầu, chủ nhà hàng có thể dự đoán sự tăng hay giảm của giá nguyên vật liệu đầu vào, từ đó đưa ra những kế hoạch mua hàng phù hợp.
Với những nhà hàng không có quá nhiều vốn quay vòng hoặc ngân sách eo hẹp, việc theo dõi và dự đoán giá cả leo thang sẽ giúp nhà hàng tiết kiệm được không ít tiền bạc. Ngoài ra, khi giá cả thị trường thay đổi, chủ nhà hàng cũng có thể sửa đổi thực đơn của mình để công thức nấu ăn của các món có nhiều lựa chọn thay thế hợp lý hơn, hoặc giữ nguyên chất lượng và tăng giá mỗi món lên 15-20%.
Ví dụ: Trong hoàn cảnh lạm phát như hiện nay, giá đầu vào của các nguyên vật liệu đều tăng cao, các nhà hàng có thể cân nhắc nhập vào những phần thịt giá rẻ hơn như thịt đùi gà thay vì ức gà để có thể giữ ổn định giá.
Xem thêm: 5 loại chi phí mà nhà hàng có thể cắt giảm để tăng doanh thu
2. Tiến hành kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Kiểm kê hàng hóa là một quy trình tương đối phức tạp, vừa khó khăn lại đòi hỏi chủ nhà hàng phải kiên nhẫn bỏ ra nhiều thời gian. Nhưng có một số chủ nhà hàng không được sát sao trong việc này, thậm chí còn không rõ trong kho của mình đang có tổng cộng bao nhiêu nguyên vật liệu mỗi loại, có loại nào hết hạn hoặc đã hỏng hay không, có nhiều đồ thừa không,…
Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên và nhất quán sẽ giúp chủ nhà hàng nắm bắt được việc sử dụng thực phẩm và các chi phí liên quan. Chủ nhà hàng không cần phải kiểm kê mỗi ngày nhưng nên có định kỳ cụ thể, có thể là 1 hoặc 2 tuần/lần.
Khi tiến hành kiểm kê thường xuyên, chủ nhà hàng có thể biết rõ hơn về tình hình kho hiện tại: nguyên liệu nào hay được sử dụng, nguyên liệu nào bị lãng phí, bị mất hoặc thậm chí có thể bị đánh cắp. Chủ nhà hàng cũng có thể xem xét tần suất sử dụng thực phẩm của bếp để quyết định chi phí các món trong thực đơn và để biết được dòng lợi nhuận của mình.
Bên cạnh đó, kiểm kê cũng giúp nhà hàng nắm được tốc độ các mặt hàng đang được sử dụng nhanh hay chậm, từ đó có kế hoạch đặt hàng hợp lý, không đặt quá nhiều hoặc quá ít.
Ví dụ: Nhà hàng cần sử dụng hải sản tươi sống để làm món ăn best seller cho khách nên đã đặt hàng một lần dùng cho cả tuần. Tuy nhiên, vì là đồ tươi sống nên khi bảo quản đến cuối tuần thì chất lượng của nguyên liệu đã giảm đi. Vậy nhà hàng có thể thử chia nhỏ đơn hàng để món ăn không bị hỏng nhanh chóng.
3. Tham gia các nhóm mua hàng
Mua hàng theo nhóm, mua hàng với số lượng lớn, mua hàng sỉ đều sẽ nhận được mức giá ưu đãi hơn từ phía các nhà cung cấp và vận chuyển. Vì thế, trong bối cảnh giá cả leo thang như hiện nay, nhiều nhà hàng có địa chỉ gần nhau hoặc chủ nhà hàng quen biết nhau đã lựa chọn thành lập các nhóm mua chung để được giảm giá đầu vào và phí vận chuyển.
Đây là một cách lý tưởng để các nhà hàng độc lập có thể cạnh tranh về mặt giá cả với các chuỗi nhà hàng có sức mua lớn hơn. Khi giá nguyên liệu đầu vào giảm xuống, các nhà hàng nhỏ cũng có thể tính toán giảm giá thực đơn để thu hút nhiều khách tới nhà hàng hơn.
4. Hạn chế nhập thực phẩm đã sơ chế
Thức ăn được sơ chế sẵn sẽ luôn đắt hơn thức ăn không được sơ chế. Vậy nên nhà hàng hoàn toàn có thể tự bớt cho mình một khoản chi phí đầu vào nếu nhập nguyên liệu thô sơ hoàn toàn và tự sơ chế tại nhà hàng. Sơ chế nguyên liệu theo quy trình và cách thức của riêng nhà hàng còn đảm bảo về thời gian lưu trữ, cách bảo quản và quyết định tới chất lượng của món ăn sau này.
Ví dụ: Thay vì mua các loại hoa quả đã gọt sẵn, nhà hàng có thể nhập hoa quả tươi về và tự sơ chế, gọt vỏ, tách múi rồi mới đem vào kho bảo quản. Hoặc thay vì mua gà rút xương, nhà hàng nên đặt mua thịt gà chưa rút xương, sau đó chuyển cho bếp của nhà hàng sơ chế và rút xương. Như thế, nhà hàng vừa có thịt gà, vừa có xương gà để có thể hầm làm nước dùng.
Tuy nhiên, một điều cần lưu ý là khi quyết định làm điều này, nhà hàng cần tính đến chi phí lao động và thời gian sơ chế để đảm bảo cách này thực sự giúp tiết kiệm tiền.
5. Phân loại thực phẩm
Phân loại thực phẩm là một việc làm thường ít nhà hàng để ý tới, đặc biệt là các nhà hàng nhỏ và vừa. Trên thực tế, phân loại thực phẩm lại rất cần thiết đối với việc quản lý kho, sơ chế nguyên liệu để đảm bảo cho thực phẩm luôn giữ được chất lượng y như lúc nhà hàng nhập vào.
Không phân loại thực phẩm sẽ khiến cho bộ phận quản lý kho không thể xác định đúng cách bảo quản thích hợp cho từng loại, tương tự với bộ phận bếp không thể sơ chế đúng cách. Mỗi loại thực phẩm có một yêu cầu riêng biệt về việc bảo quản, ví dụ như bơ hoặc phô mai sẽ cần để lạnh ở nhiệt độ thấp hơn rau củ. Nhưng nếu bộ phận kho không hiểu rõ và phân loại cụ thể, rau củ rất có thể sẽ bị cho chung vào một tủ đông lạnh với bơ, phô mai; dẫn tới tình trạng bị dập, hỏng không sử dụng được.
Khi việc nguyên liệu bị hỏng phải bỏ đi diễn ra thường xuyên cũng đồng nghĩa với việc nhà hàng đang “ném tiền qua cửa sổ” một cách phung phí. Vậy nên ngay từ khi nhận hàng từ phía nhà cung cấp, nhà hàng cần phân công cụ thể người đảm nhận nhiệm vụ phân loại hàng hóa để việc bảo quản, sơ chế được tốt hơn.
6. Quản lý đồ ăn bị bỏ đi
Tương tự như việc phân loại thực phẩm, không nhiều nhà hàng chú ý đến việc quản lý và phân tích tình hình từ số lượng đồ ăn bị bỏ đi. Thông thường, đồ ăn bị bỏ đi trong nhà hàng đều xuất phát từ các lý do như: bị khách trả lại vì làm không đúng cách dẫn đến chất lượng kém, bị rơi vãi trong bếp hoặc trên sàn nhà, bị hỏng trong quá trình chế biến,…
Chính lượng đồ ăn bị bỏ đi này đã gây ra tình trạng lãng phí thực phẩm trong nhà hàng, khiến nhiều nhà hàng rơi vào cảnh đông khách nhưng lãi chẳng được bao nhiêu vì phải bù hết vào chi phí thực phẩm. Vậy nên chủ nhà hàng cần theo dõi chặt chẽ tình hình bán hàng để rút ra kết luận rằng: nhà hàng có thường xuyên xảy ra tình trạng bỏ đồ ăn đi hay không, số lượng đồ ăn bị bỏ đi có lớn không, nguyên nhân tại đâu và làm cách nào để hạn chế việc này.
Thay đổi menu thường xuyên không chỉ tạo ra cảm giác mới mẻ cho khách tới nhà hàng mà còn là một cách thức để nhà hàng kiểm soát chi phí thực phẩm. Trên thực tế, có nhiều chủ nhà hàng hoặc bếp trưởng sáng tạo ra những món ăn rất cầu kỳ nhưng lại không hợp khẩu vị với khách hàng mục tiêu. Nếu cố chấp giữ những món này trong menu, chúng sẽ ít được gọi nhưng nhà hàng vẫn phải tốn tiền mua nguyên liệu đầu tư.
Vì thế, nhà hàng cần phải có hệ thống dữ liệu bán hàng để biết tình hình của các món trong thực đơn: món nào được yêu thích nhất, món nào bán chạy nhất, món nào không hay được gọi, món nào khách phản hồi không tốt,… và đưa ra quyết định loại bỏ những món ít được gọi nhất để tiết kiệm chi phí. Nhiều nhà hàng thường sợ việc phải thay đổi vì cho rằng sẽ làm xáo trộn “chất riêng” của mình, nhưng ngoại trừ những món signature hay best-seller nên giữ nguyên ra thì quán cũng cần đổi mới thực đơn liên tục.
Xem thêm: 7 cách để giảm Giá vốn hàng bán giúp nhà hàng tăng lợi nhuận
8. Định giá thực đơn chính xác
Định giá thực đơn là một khía cạnh quan trọng để quản lý chi phí thực phẩm. Nếu giá cả các món ăn trong menu của nhà hàng nằm ở mức ổn định và phù hợp với thu nhập của khách hàng mục tiêu thì họ sẽ có xu hướng quay lại nhiều lần hơn, đồng nghĩa với việc quán có doanh thu cao hơn.
Giá món ăn còn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của nhà hàng, vì vậy điều quan trọng là phải định giá các món trong thực đơn một cách thích hợp. Có một số điều mà các chủ nhà hàng cần cân nhắc khi định giá các món ăn như sau:
- Chi phí trực tiếp là những gì phải trả cho chính món ăn đó. Nó liên quan đến giá mua nguyên vật liệu, khẩu phần ăn, phần nguyên liệu bị thừa, phần bị nấu hỏng hoặc không đạt chuẩn,…
- Chi phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến giá trị cảm nhận của thực phẩm. Chi phí này được đánh giá dựa trên cảm tính và suy nghĩ chủ quan của chủ nhà hàng, vậy nên lãi của món ăn cũng phụ thuộc nhiều vào phần này.
- Thời gian chuẩn bị và chi phí lao động: bao gồm cả những gì cần thiết để chế biến món ăn
- Chi phí chung liên quan tới việc trang trí quán, trình bày món ăn và marketing.
- Chi phí lương thực dễ biến động là chi phí có thể dao động do điều kiện kinh tế, hạn hán, lũ lụt và các mặt hàng theo mùa.
- Sự cạnh tranh giữa các nhà hàng cũng rất quan trọng khi định giá thực đơn. Các chủ nhà hàng cần phải thường xuyên xem giá của đối thủ để duy trì tính cạnh tranh.
- Chi phí dịch vụ: phụ thuộc vào hình thức phục vụ của nhà hàng (fast-food, quán ăn bình dân hay nhà hàng fine dining). Giá của món ăn phải phản ánh giá trị về mặt cảm nhận mà khách hàng sẽ nhận được.
- Có một kế hoạch dự phòng khi chi phí thay đổi hoặc một nhà cung cấp ngừng hoạt động để giữ cho hoạt động của nhà hành thông suốt
9. Kết luận
Quản lý chi phí thực phẩm chưa bao giờ là một công việc dễ dàng vì nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và sức lực từ phía người chủ và kế toán nhà hàng. Tuy nhiên, khi nhà hàng kiểm soát tốt được chi phí này, ngân sách của nhà hàng sẽ không bị rơi vào tình trạng cạn kiệt và số tiền lãi của quán cũng sẽ tăng lên.
Cùng tham khảo một số phần mềm để vận hành nhà hàng trơn tru hơn nhé!
Top 5 phần mềm quản lý nhà hàng được ưa chuộng nhất hiện nay
Tại sao nên sử dụng menu điện tử trong nhà hàng, quán cafe?
