Tổng hợp 7 cách xóa dòng trống trong Excel nhanh chóng không phải ai cũng biết

Dòng trống trong Excel là vấn đề mà hầu hết người dùng đều đã gặp phải, đặc biệt là khi kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau hoặc nhập thông tin từ nơi khác khi làm việc trên máy tính. Việc có các dòng trống trong bảng dữ liệu Excel sẽ khiến cho việc điều hướng trở nên khó khăn hơn, thậm chí có thể gây lỗi trong các công thức tính toán.

Microsoft Excel cũng có sẵn các tùy chọn cho phép người dùng xóa dòng trống trong Excel, nhưng việc tìm và xóa dòng trống trong Excel theo cách thủ công có thể là một quá trình mất nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi. Vì vậy trong bài viết này, FPT Shop sẽ cùng các bạn tìm hiểu một số phương pháp đơn giản và đáng tin cậy để người dùng có thể xóa dòng trống trong Excel nhanh chóng khi cần thiết.

1. Xóa dòng trống trong Excel theo cách thủ công

Nếu trong bảng dữ liệu của bạn, số lượng các dòng trống không nhiều thì bạn có thể thực hiện việc xóa dòng trống trong Excel theo cách thủ công sẽ nhanh và dễ dàng hơn. Đối với các bảng dữ liệu Excel lớn với nhiều dòng trống, chúng ta sẽ thực hiện theo các phương pháp khác bên dưới. Nhưng trước khi đến với các phương pháp khác, bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu cách xóa dòng trống trong Excel theo cách thủ công và được thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Đầu tiên kích chuột trái vào một dòng trống cần xóa của cột số thứ tự ở ngoài cùng bên trái.

Bước 2: Nhấn giữ phím Ctrl và tiếp tục kích chọn các dòng trống cần xóa khác trong bảng dữ liệu Excel.

Bước 3: Sau khi đã chọn hết các dòng trống cần xóa, chỉ cần thả phím Ctrl, kích chuột phải và chọn tùy chọn Delete từ menu hiển thị để xóa dòng trống trong Excel đã chọn.

Ngoài truy cập theo cách trên, bạn cũng có thể xóa dòng trống trong Excel bằng nút lệnh trên thanh công cụ trong Excel. Sau khi chọn xong các dòng trống cần xóa, chuyển đến tab Home > kích nút Delete thuộc nhóm tính năng Cells > sau đó chọn Delete Sheet Rows từ menu xổ xuống để xóa dòng trống trong Excel.

Ngoài ra nếu là người thường xuyên sử dụng các tổ hợp phím tắt, bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + – trên bàn phím để xóa hàng (cột hoặc ô) đã được chọn.

2. Xóa dòng trống trong Excel bằng tính năng Go To Special

Việc chọn và xóa dòng trống trong Excel theo cách thủ công sẽ rất thuận lợi nếu bảng dữ liệu Excel có ít các dòng trống. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu có nhiều dòng trống trải rộng trên bảng dữ liệu Excel lớn của chúng ta? Đừng lo, trong Excel đã có lệnh tích hợp sẵn cho phép bạn chọn tất cả để xóa dòng trống trong Excel nhanh chóng.

Bước 1: Đầu tiên, chúng ta cần chọn một cột dữ liệu bao gồm tất cả các dòng trống trong Excel cần xóa. Cách dễ nhất để thực hiện việc này là chọn ô đầu tiên (Ô A1 như trong ví dụ này), sau đó nhấn giữ phím Shift và chọn ô cuối cùng (Ô A14 như trong ví dụ này).

Bước 2: Bây giờ chúng ta có thể sử dụng lệnh Go To Special để chỉ chọn các ô trống. Bằng cách chuyển đến thẻ Home, kích nút Find & Select thuộc nhóm tính năng Editing và chọn tùy chọn Go To Special… từ menu xổ xuống.

Ngoài ra Microsoft Excel còn có một phím tắt tiện dụng cho phép bạn truy cập nhanh menu Go To. Đó là nhấn tổ hợp phím Ctrl + G để mở menu Go To, sau đó kích nút Special để truy cập vào menu Go To Special.

Bước 3: Cho dù chúng ta mở menu Go To rồi kích vào nút Special hay đi thẳng đến menu Go To Special thì đều đi tới cùng một menu Go To Special.

Bây giờ tất cả những gì chúng ta cần làm là kích tùy chọn Blanks từ các tùy chọn ở phía dưới và kích nút OK. Ngay lập tức chỉ các dòng trống của cột lựa chọn ở bước 1 được chọn.

Bước 4: Bây giờ chúng ta cần xóa những dòng trống đã chọn. Microsoft cung cấp rất nhiều cách để xóa dòng trống trong Excel được chọn. Bạn có thể chọn xóa dòng trống trong Excel theo một trong các cách sau:

• Kích chuột phải và chọn Delete.
• Truy cập thẻ Home, kích nút Delete thuộc nhóm tính năng Cells và chọn tùy chọn Delete Sheet Rows từ menu xổ xuống.
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + –

Hoặc từ menu Delete hiển thị bạn kích tùy chọn Entire row và kích nút OK đểxóa dòng trống trong Excel. Với giải pháp này, chúng ta có thể tìm và xóa hàng trăm dòng trống trong bảng dữ liệu Excel của mình chỉ trong vài giây. Điều này đặc biệt hữu ích khi chúng ta có nhiều dòng trống nằm rải rác trên một tập dữ liệu dài.

3. Xóa dòng trống Excel bằng lệnh Find

Phương pháp này sẽ rất giống với phương pháp xóa dòng trống trong Excel bằng cách sử dụng tính năng Go To Special ở trên. Sự khác biệt duy nhất là chúng ta sẽ chọn các ô trống bằng lệnh Find.

Bước 1: Cũng giống như cách ở trên, bước đầu tiên là chúng ta cần chọn một cột cần tìm cách xóa dòng trống trong Excel.

Bước 2: Truy cập thẻ Home, kích nút Find & Select thuộc nhóm tính năng Editing và chọn tùy chọn Find… từ menu xổ xuống. Ngoài ra còn có một phím tắt mà bạn cũng có thể sử dụng để mở menu Find đó là tổ hợp phím Ctrl + F trên bàn phím.

Bước 3: Dù bằng cách nào thì bạn đều truy cập vào cửa sổ Find & Replace quen thuộc. Bây giờ để tiếp tục xóa dòng trống trong Excel bạn thực hiện theo thứ tự sau:

• Kích nút Options (1) để mở rộng các tùy chọn.
• Để trống hộp Find what (2) không nhập bất kỳ nội dung gì tìm kiếm.
• Kích tùy chọn Match entire cell contents (3).

• Tại mục Within (4), chọn tùy chọn Sheet.
• Mục Look in (5) ở ngay phía dưới chọn tùy chọn Values.
• Sau đó kích nút Find All (6). Ngay lập tức Excel sẽ tìm kiếm và hiển thị danh sách tất cả các ô trống được tìm thấy trong phạm vi đã chọn ở cuối menu Find.

Bước 4: Chúng ta có thể chọn tất cả các ô trống đã tìm được trong Excel bằng cách kích chuột vào một dòng trống ở phía kết quả tìm kiếm, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + A (1). Sau đó chúng ta có thể đóng menu Find bằng cách nhấn nút Close (2). Bây giờ chúng ta có thể xóa dòng trống trong Excel của tất cả các ô được chọn theo một trong các cách ở trên.

4. Xóa dòng trống Excel bằng bộ lọc

Ngoài các cách ở trên, Microsoft Excel còn cung cấp thêm một tùy chọn khác để xóa dòng trống trong Excel đó là sử dụng chức năng bộ lọc Filter. Thông qua chức năng bộ lọc, bạn có thể nhanh chóng tìm các dòng trống và xóa chúng khỏi bảng dữ liệu một cách nhanh chóng. Nhưng trước khi thực hiện chúng ta cần thêm tính năng bộ lọc vào bảng dữ liệu của mình.

Bước 1: Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu bao gồm cả các dòng trống.

Bước 2: Chuyển đến tab Data và kích nút Filter thuộc nhóm tính năng Sort & Filter. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm bộ lọc vào một phạm vi dữ liệu được chọn bằng cách sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + L.

Bước 3: Ngay lập tức các nút lọc dữ liệu sẽ được gán cho các từng tiêu đề cột của bảng dữ liệu và bây giờ chúng ta có thể sử dụng các nút này để lọc các dòng trống bằng cách:

• Kích vào nút chuyển đổi bộ lọc (1) trên một trong các cột tiêu đề.
• Kích tùy chọn Select All (2) để bỏ chọn tất cả các mục theo mặc định.

• Di chuyển xuống phía dưới cùng của bảng bộ lọc và kích tùy chọn (Blanks) (3).
• Sau đó kích nút OK (4).

Bước 4: Sau khi dữ liệu được lọc, số thứ tự của các dòng trống được chọn ở cột thứ tự sẽ xuất hiện màu xanh lam và các hàng được lọc sẽ không có bất kỳ dữ liệu nào. Bây giờ chúng ta có thể chọn các dòng trống này bằng cách kích giữ chuột trái vào hàng đầu tiên và kéo xuống đến hàng cuối cùng được đánh dấu màu xanh. Sau đó có thểxóa dòng trống trong Excel bằng bất kỳ phương pháp nào mà mình muốn.

Dù bằng cách nào thì chúng ta có thể kích nút OK khi Excel hỏi chúng ta có muốn xóa toàn bộ hàng của trang tính hay không. Kết thúc, bạn kích vào biểu tượng bộ lọc và chọn tùy chọn (Select All) và bảng dữ liệu Excel sẽ hiển thị đầy đủ, bây giờ bạn sẽ không còn thấy bất kỳ dòng trống nào còn.

Ngoài ra chúng ta còn có thể sử dụng bộ lọc theo một cách hơi khác để xóa dòng trống trong Excel bằng cách. Lần này chúng ta sẽ lọc ra những hàng trống, kích vào nút chuyển đổi bộ lọc trên một trong tiêu đề của các cột, từ menu xổ xuống hãy bỏ tùy chọn (Blanks) ở phía dưới cùng của bảng chi tiết lọc và kích nút OK.

Bây giờ tất cả các dòng trống trong bảng dữ liệu Excel đều bị ẩn và bạn có thể sao chép, dán dữ liệu của mình đến một vị trí mới mà không có tất cả các dòng trống như trước.

5. Xóa dòng trống Excel bằng bộ lọc nâng cao

Tương tự như phương pháp lọc ở trên, để xóa dòng trống trong Excel chúng ta có thể sử dụng tùy chọn bộ lọc nâng cao Advanced Filters để lấy bản sao dữ liệu của mình trừ đi mọi dòng trống. Để sử dụng tính năng bộ lọc nâng cao Advanced Filters trong Excel, chúng ta cần thực hiện một số thiết lập trước.

Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần thiết lập phạm vi tiêu chí lọc. Như trường hợp này chúng tôi sẽ chỉ lọc dựa trên một cột, vì vậy cần chọn một tiêu đề cột từ bảng dữ liệu của mình (trong ví dụ này là F1) (1). Bên dưới tiêu đề cột, chúng ta cần tiêu chí của mình (trong F2 trong ví dụ này), chúng ta cần nhập =””vào ô này làm tiêu chí.

Bước 2: Chọn phạm vi dữ liệu để lọc.

Bước 3: Chuyển đến thẻ Data trên thanh công cụ ribbon.

Bước 4: Kích nút Advanced thuộc nhóm tính năng Sort & Filter.

Tiếp theo chúng ta cần cấu hình menu cho tính năng bộ lọc nâng cao Advanced Filters.

Bước 5: Kích tùy chọn Copy to another location trong hộp thoại mới.

Bước 6: Chọn phạm vi dữ liệu cần lọc. Ô này sẽ được điền sẵn nếu phạm vi được chọn trước khi mở menu Advanced Filters. Nếu không bạn kích nút có biểu tượng mũi tên ở bên phải mục List range để chọn lại.

Bước 7: Thêm tiêu chí vào mục Criteria range (như F1:F2 trong ví dụ này).

Bước 8: Chọn một vị trí trong bảng dữ liệu để sao chép dữ liệu đã lọc.

Bước 9: Kích nút OK để hoàn tất thiết lập. Ngay lập tức bạn sẽ nhận được một bản sao dữ liệu của mình ở vị trí mới mà không có các dòng trống vô nghĩa nữa, điều này cũng đồng nghĩa việc xóa dòng trống trong Excel hoàn toàn.

6. Xóa dòng trống trong Excel bằng cách sắp xếp

Rất ít người dùng Microsoft Excel biết rằng, chức năng sắp xếp dữ liệu Sort cũng có thể được sử dụng để lọc ra tất cả các dòng trống dư thừa và xóa dòng trống trong Excel đi một cách nhanh chóng.

Bước 1: Chọn phạm vi dữ liệu cần lọc dòng trống.

Bước 2: Chuyển đến tab Data trên thanh công cụ ribbon.

Bước 3: Kích nút Sort và tính năng sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần (A-Z) hoặc giảm dần (Z-A) sẽ hoạt động.

Ngay lập tức tất cả các dòng trống trong phạm vi dữ liệu được chọn sẽ xuất hiện ở dưới cùng và bạn có thể nhanh chóng xóa dòng trống trong Excel đó đi mà không ảnh hưởng tới bảng dữ liệu chung.

Nếu cần thứ tự sắp xếp ban đầu của dữ liệu, chúng ta có thể thêm cột chỉ mục trước khi sắp xếp. Sau đó có thể sắp xếp để lấy các dòng trống ở phía dưới và xóa chúng. Sau đó, sắp xếp dữ liệu của mình trở lại thứ tự ban đầu dựa trên cột chỉ mục.

7. Xóa dòng trống trong Excel bằng Power Query

Power Query trong Excel là một công cụ nâng cao giúp người dùng tạo ra một quy trình tự động cho việc tổ chức, xử lý, tái cấu trúc lại bảng dữ liệu. Tuy nhiên bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để tìm và xóa dòng trống trong Excel dễ dàng. Cách này chỉ hoạt động với phiên bản Excel 2016 và Excel 2019, với người dùng Excel 2010 và Excel 2013 thì có thể tải xuống dưới dạng một tiện ích bổ trợ.

Lưu ý quan trọng: Power Query sẽ chuyển đổi dữ liệu nguồn thành bảng Excel và thay đổi định dạng như màu tô, đường viền và một số định dạng số. Nếu định dạng của dữ liệu gốc quan trọng đối với bạn thì tốt hơn bạn nên chọn một số cách khác để xóa dòng trống trong Excel.

Bước 1: Chọn phạm vi mà bạn muốn xóa dòng trống trong Excel.

Bước 2: Chuyển đến thẻ Data và kích nút From Table/Range thuộc nhóm tính năng Get & Transform. Thao tác này sẽ tải bảng dữ liệu Excel của bạn vào Power Query Editor.

Bước 3: Kích chọn thẻ Home của cửa sổ Power Query Editor, sau đó kích nút Remove Rows > Remove Blank Rows.

Bước 4: Tiếp theo kích nút Close & Load để tải bảng kết quả vào một Worksheet mới và đóng cửa sổ Query Editor.

Kết quả trả về bạn sẽ nhận được bảng dữ liệu đã xóa dòng trống trong Excel hoàn toàn. Tuy nhiên như đã nói ở trên, như trong kết quả hiển thị dưới đây định dạng tiền tệ bị mất và ngày được hiển thị ở định dạng mặc định thay vì định dạng tùy chỉnh. Vì vậy đây hoàn toàn không phải là giải pháp phù hợp để xóa dòng trống trong với những dữ liệu quan trọng.

Các dòng trống trong bảng dữ liệu Excel có thể mang lại nhiều phiền phức cho người dùng. Vì vậy việc xóa dòng trống trong Excel sẽ giúp cho công việc quản lý và xử lý số liệu của bạn trở nên gọn gàng và tránh các nhầm lẫn đáng tiếc khác.

Tạm kết

Tùy theo nhu cầu, bạn có thể chọn một trong các giải pháp ở trên để xóa dòng trống trong Excel khi cần. Trong số các cách trên thì mình thích nhất là phương pháp sử dụng tính năng Go To để xóa dòng trống trong Excel. Đây là giải pháp nhanh chóng và thực hiện vô cùng dễ dàng. Còn bạn, bạn chọn cách nào để xóa dòng trống trong Excel, hãy chia sẻ cùng chúng tôi nhé.

Xem thêm:

• Bí quyết xóa nội dung trong Excel mà không xóa công thức
• 3 cách đánh số thứ tự trong Excel thông dụng nhất