Thời buổi công nghệ phát triển, việc trao đổi công việc, họp hành qua Internet trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Đặc biệt trong thời điểm dịch bệnh thì việc tìm kiếm một phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí giúp tăng năng suất, tiến độ làm việc là điều vô cùng quan trọng và cần thiết. Nếu bạn đang băn khoăn trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý công việc nhóm thì hãy cùng 1Office khám phá ở nội dung bài viết dưới đây nhé.
1. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý công việc nhóm?
Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí là một phần mềm quản lý công việc online giúp số hóa quy trình làm việc, quản lý công việc của các thành viên. Từ đó, các nhà lãnh đạo hay các nhà quản lý sẽ dễ dàng kiểm soát được tiến trình công việc, quản lý quá trình làm việc của mỗi thành viên dễ dàng. Trong thời buổi công nghệ 4.0, việc áp dụng phần mềm sẽ mang đến nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp như:
Tăng sự hiệu quả và chính xác trong công việc
Đây là hiệu quả lớn nhất mà phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí đem lại. Bằng việc tiếp nhận, đồng bộ hệ thống dữ liệu, tự động tính toán và phân tích dữ liệu dựa trên những module có sẵn. Từ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng tra cứu, phân tích và xuất dữ liệu dễ dàng, đảm bảo sự chính xác trong quá trình làm việc. Đối với nhà quản lý, phần mềm giúp họ nắm được bao quát tình hình làm việc để kịp thời can thiệp khi có bất kỳ lỗi phát sinh nào xảy ra.
Tiết kiệm thời gian
Nếu bạn mất hàng giờ cho việc sử dụng giấy hay Excel để quản lý thì sẽ kém hiệu quả và tốn thời gian. Nhưng với phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí sẽ thay bạn làm tất cả những công việc đó, giúp bạn loại bỏ những công đoạn thừa không đáng có trong quá trình làm việc (họp báo cáo, gửi file để chia sẻ dữ liệu..). Nhờ đó, thời gian hoàn thành công việc được rút ngắn nhất có thể.
Chuyên nghiệp hóa quy trình làm việc nhóm
Sở hữu nhiều tính năng thông minh cũng như khả năng bảo mật tốt, phần mềm làm việc nhóm chắc chắn sẽ mang đến nhiều tiện ích, sự chuyên nghiệp đối với người dùng. Người quản lý hay nhà lãnh đạo có thể quản lý công việc theo hướng tập trung chỉ thông qua một nền tảng duy nhất, giúp phân chia nhiệm vụ một cách công bằng, khoa học. Đồng thời, phần mềm giúp người tăng tỉ lệ tương tác trong quá trình làm việc, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Bạn có thể tham khảo thêm về phần mềm quản lý công việc cá nhân giúp tối ưu hiệu quả công việc một cách dễ dàng.
Bảo mật thông tin hiệu quả
Có thể nói, sử dụng phần mềm quản lý là giải pháp hoàn hảo giúp bạn cài đặt bảo vệ và sao lưu dữ liệu nhanh chóng. Bạn sẽ rất dễ gặp rủi ro nếu bạn lưu trữ dữ liệu mật của công ty ở dạng file Excel, nếu chẳng may file đó bị rò rỉ thông tin ra ngoài, hoặc máy tính của bạn bị hỏng thì khả năng mất dữ liệu đó là rất cao.
Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí sẽ giúp bạn khắc phục hoàn toàn những rủi ro đó thông qua việc cài đặt mật khẩu bảo vệ, phân quyền truy cập khoa học cũng như áp dụng công nghệ điện toán đám mây để sao lưu dữ liệu.
Với những lợi ích nêu trên, phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí thực sự là một giải pháp hữu ích giúp nhà quản lý tối ưu quá trình làm việc nhóm cho đội nhóm, doanh nghiệp của mình. Để giúp cho nhà quản lý tiết kiệm thời gian, công sức trong quá vận hành công việc, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn 9 phần mềm quản lý công việc nhóm chuyên nghiệp, tự động.
Tối ưu hóa quy trình quản lý công việc với:
>> Bí quyết triển khai hệ thống quản lý công việc tăng 200% năng suất
2. Top 9 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí bạn nên áp dụng
2.1 Phần mềm giao việc, quản lý công việc 1Office
Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả 1Office là một trong những ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả, chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. Với nhiều tính năng, ưu điểm vượt trội, phần mềm giúp nhà quản lý có thể quản lý tập trung tất cả các công việc trong doanh nghiệp trên một hệ thống.
Từ đó, giúp chủ doanh nghiệp quản lý tất cả các công việc của phòng ban hay cá nhân nhân viên dễ dàng. Tính đến thời điểm hiện tại, 1Office đã có hơn 25000 người dùng đến từ 3.500 doanh nghiệp Việt lựa chọn và tin dùng.
2.2 Microsoft To Do
Microsoft To-Do là phần mềm quản lý công việc nhóm giúp bạn lập kế hoạch và quản lý công việc của mình tốt hơn. Sử dụng phần mềm, người dùng có thể yên tâm với tiến độ công việc được đảm bảo, theo dõi tiến độ công việc giúp xử lý kịp thời khi có vấn đề gì xảy ra.
Tuy nhiên, Microsoft To-Do chỉ cho phép người dùng kết nối với lịch trình cá nhân từ Outlook. Đây là một điểm trừ vô cùng lớn, khi ở thời điểm hiện tại, Outlook không còn là phần mềm phổ biến và rất ít người sử dụng.
2.3 Google Hangouts
Google Hangouts được biết đến là phần mềm làm việc nhóm miễn phí rất có ích khi bạn làm việc ở nhà. Bạn có thể tạo nhiều group tin nhắn cho nhóm hoặc tạo cuộc gọi audio/video trong các cuộc họp online, làm việc nhóm dễ dàng. Từ đó, bạn có thể group chat thành nhiều nhóm, dự án khác nhau giúp bạn kết nối, làm việc với nhau hiệu quả.
Điểm trừ của phần mềm là chưa được biết đến nhiều và chưa có nhiều công cụ, đội ngũ hỗ trợ dịch vụ còn hạn chế , người dùng phải tạo số điện thoại thông qua Google Voice để thực hiện cuộc gọi . Ngoài ra, phần mềm yêu cầu bạn phải cài đặt nhiều ứng dụng của Google trước khi sử dụng.
2.4 Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí, dự án giúp bạn sắp xếp, quản lý công việc một cách tối ưu nhất. Phần mềm là giải pháp hiệu quả với những người dùng quản lý công việc nhóm, quản lý công việc dự án trực tuyến và giúp người dùng sắp xếp thời khóa biểu một cách hiệu quả.
Tuy nhiên để sử dụng những tính năng cao cấp hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp trên Asana như: tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án, bạn phải bỏ ra một khoản chi phí khá đắt đỏ với mức 9.99$ / người dùng / tháng. Để sử dụng trọn vẹn các tính năng của Asana thì doanh nghiệp phải bỏ ra một mức phí khá cao.
2.5 Phần mềm Teamwork
Teamwork là một ứng dụng quản lý công việc nhóm miễn phí hỗ trợ người dùng quản lý công việc nhóm, dự án được nhiều cá nhân, tổ chức tin dùng. Với giao diện đơn giản, trực quan, phần mềm giúp bạn quản lý các công việc nhóm cũng như các dự án phức tạp dễ dàng.
Nhưng đối với người không rành về công nghệ thì phần mềm không phù hợp bởi giao diện lộn xộn và khó sử dụng.Tính năng phân chia công việc con (subtask) chưa hoạt động hiệu quả, khó trong việc khởi tạo các công việc đòi hỏi sự phức tạp cao, có nhiều phân nhánh.
2.6 Phần mềm quản lý công việc dự án Trello
Trello là một ứng dụng hiệu quả dành riêng cho hoạt động quản lý, giám sát công việc trong một dự án. Với giao diện làm việc giống như những tờ giấy note trên màn hình giúp bạn có thể theo dõi công việc một cách trực quan, khoa học. Chỉ cần nhìn vào giao diện là nhà quản lý có thể nắm bắt được tiến độ dự án một cách tổng thể nhất. Để tối ưu quá trình làm việc, bạn có thể tham khảo thêm về cách quản lý quy trình công việc hiệu quả, tự động.
Hiện nay Trello chỉ phù hợp với các teamwork, phần mềm không phân cấp thành viên quản trị nên rất khó để quản lý và bảo mật thông tin, cộng tác giữa các thành viên. Điều này khiến người quản lý không thể đánh giá tiến độ làm việc của nhân viên, dự án các phòng ban.
Xem thêm: 7+ App quản lý công việc được sử dụng nhiều nhất
2.7 Ứng dụng quản lý công việc miễn phí Slack
Nếu bạn đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc nhóm miễn phí thì Slack – giải pháp hiệu quả mà bạn nên trải nghiệm. Với nhiều tính năng thông minh, Slack cho phép bạn mở và gửi các file dễ dàng. Đặc biệt, khi bạn được gắn thẻ vào một dự án hay công việc nào đó, phần mềm sẽ tự động hiển thị thông báo ngay đến bạn.
Phần mềm Slack tương thích với Google Drive, Dropbox hoặc SalesForce nên rất tiện cho người sử dụng.
2.8 Phần mềm Wrike
Wrike là một trong những phần mềm làm việc nhóm phổ biến và được nhiều người sử dụng. Ưu điểm của phần mềm là giúp giúp thay thế email và các công việc khác. Nếu bạn đang quản lý nhiều việc chắc chắn sẽ hài lòng với số lượng dự án không giới hạn để sử dụng.
Điểm trừ của Wrike chỉ phù hợp với những team nhỏ hoặc các start-up không có nhiều kinh phí. Doanh nghiệp muốn sử dụng các chức năng chuyên sâu hơn thì phải đầu tư gói đắt tiền hơn. Phiên bản Professional dành cho nhóm 5 – 15 người, mức phí $9.8/ người dùng/ tháng.
2.9 Giải pháp quản lý công việc Jira Software
JIRA là một giải pháp quản lý dự án, công việc từ công ty phần mềm Atlassian. Phần mềm được thiết kế giúp các nhóm phần mềm lập kế hoạch và theo dõi dự án, bằng cách sử dụng phương pháp quản lý agile (phương pháp tập trung vào hiệu quả). Do đó, các phiên bản sản phẩm được nâng cấp và phát hành liên tục dựa theo phản hồi của khách hàng.
Tuy nhiên phần mềm còn tồn tại một số vấn đề như: Giao diện còn phức tạp, khó sử dụng khi chưa được đào tạo, làm quen về phần mềm mất nhiều thời gian. Đặc biệt, phần mềm chỉ giới hạn về một số lĩnh vực nhất định, chỉ phù hợp với các team công nghệ, phát triển phần mềm, hoặc các team làm việc theo phương pháp agile.
